Allgemeine Infos #

Die Zahl (1.) vorne steht für die Tage, in denen der Auftrag erledigt sein soll (Werktage – Feiertage, Wochenende ausgenommen)
Beispiel, heute ist der 04.10.2022 (Dienstag) und der Auftrag soll 7 Werktage später fertig sein, so wäre er am 12.10.2022 fällig. Das ist unser intern terminiertes Datum.
Zahlen 1-** vergeben (Bsp.: (1. Kunde | Projekt)) · 1. = heute erledigen · 10. = spätestens in 9 Tagen erledigen

Der Buchstabe (A, B oder C) beschreibt die Kunden-Priorität. A = Top-Kunde (wie AMG oder Quadra), B = normaler Kunde (Fitnesspark Charly oder Carlo Rossbach), C = weniger wichtig (Vereine mit Sponsoring bei uns oder Kreativ Scheune). Geschrieben wird die Kunden-Prio zusammen mit der Zahl (1A) und mit „|“ von dem Rest des Auftrags abgetrennt: 1A | Pius Gärten | Webanpassungen Neu (0,1)

Falls der Auftrag am jeweiligen Tag nicht erledigt werden kann, kann er so lange verschoben werden bis er eine 1. ist – danach nur mit Rücksprache Dom oder Alina.

Falls der Kunde eine Deadline mitteilt, wird das Sternchen aktiviert und im Auftrag ein D (für Deadline)| 12.10.2022 (Deadline Datum) | DW (Kürzel des Erfassers) hinterlegt.
Eine Deadline mit 1. kann nicht verschoben werden und ist immer rechtzeitig vorauszuplanen und abzusprechen Falls es Probleme gibt.

Nach der Zahl kommt der Kundenname Traube Tonbach und der Artikel z.B: Logogestaltung. Dieser wird später auch auf der Rechnung des Kunden stehen. Die zu verwendeten Artikelnamen findet ihr hier im Artikel, Korrekte Rechnungstexte

Die Zeit in Klammern (2,5), bedeutet die Einschätzung des Aufwandes in Stunden – hier müsst ihr Schätzen, könnt aber auch unsere Agenturpreisliste zur Hilfe nehmen. Genug Zeit einplanen, lieber zu viel als zu wenig!

Der Auftrag wird dann in der ToDo auf den heutigen Tag erfasst, entweder direkt in euerer Aufgaben-Liste oder unter neue Aufträge und dann von Nadine verteilt.

D | A | R | K | F | L
#

Der Aufbau ist immer gleich A | 12.10.2022 (Datum) | DW (Kürzel des Bearbeiters)

DB = Deadline Bestellen (Lieferzeit + 4 Tage Standard Druckereien | + 8 Tage Spezial Druckerei z.B. Millionthoughts / Werbeartikel mit Korrekturabzügen)

DL = Deadline Lieferung beim Kunden (4 Tage Luft einrechnen!)

A = Angebot
Der Kunde hat das Angebot gesendet bekommen am 12.10.2022 von Dominik

R = Rückfrage (auch R1 | R2 | R3… möglich)
abhaken, wenn Rückfrage beantwortet und nicht mehr offen.

K = Korrektur (auch K1 | K2 | K3… möglich)
Auftrag ist in Korrektur beim Kunden abhaken, wenn Korrektur erledigt

F = Freigabe oder Druckfreigabe
Der Kunde hat des Design freigegeben, es kann gedruckt oder gesendet werden.

L = vorr. Lieferung am …

 

ToDo Punkte des Auftrags #

werden immer so dargestellt:
|| Aufgabe

Zusatz Informationen kommen in das Notizfeld unten:

Und werden nach folgendem System erstellt:

|| Rechnungs Info:

————————————

|| Informationen:

————————————

|| Korrekturen:

————————————

|| Verlauf:

 

 

Verschieben von Aufgaben #

• Sobald ein Auftrag in Korrektur zum Kunden geht (K) wird er in die Korrekturen Liste geschoben
• Sobald ein Auftrag in Angebotsstatus (A) geht, wird er in die offene Angebots Liste geschoben
• Sobald ein Auftrag abgeschlossen ist, wird er in Rechnungen verschoben und das Datum entfernt (Rechtsklick) und alle nötigen Informationen hinterlegt wie der Link zum Angebot oder die aufgebrachte Stundenzahl und eine Beschreibung für den Rechnungstext.

Korrekturen / Offene Angebote nachhören #

wenn die Umsetzung dem Kunden zur Korrektur geschickt wird, wird der Punkt in Korrekturen verschoben
– dann Priorität entfernen (außer bei Deadlines!!) und Zeitangabe im To Do-Punkt auf (0,1) setzen
– danach (um 7 Tage verschieben)

– wenn nach 7 Tagen kein Feedback, dem Kunden eine Erinnerungsmail senden Korrektur und oder Angebot (falls noch nicht angenommen) nochmal mitschicken.
– wenn nach weiteren 7 Tagen kein Feedback, Kunden anrufen (wenn nicht erreichbar: nächsten Tag noch mal anrufen)
– falls bis dahin immer noch kein Feedback oder nicht erreichbar:
Korrektur: in Rechnung stellen und Kunden Mail schicken, mit Mailsnippet „Korrektur keine Rückmeldung“
Angebot: Abhaken und Mail schicken mit Snippet: „Offenes Angebot“

 

Korrekte Rechnungsbezeichnungen und Artikelbeschreibung #

Dazu gibt es hier einen Artikel

 

Lieferungen, wann geht ein Auftrag in diese Liste? #

Allgemein wandert der eigentliche Auftragspunkt NIE in Lieferungen, sondern wird nach der Bestellung in die Rechnungsliste verschoben.

Wenn wir einen Lieferanten haben, der nicht WMD, DDF oder FA ist (außer wenn express, 48h express oder 24h express ausgewählt wurde, dann auch diese Lieferanten!) machen wir uns in der Lieferungsliste einen neuen zusätzlichen Eintrag.
z.B. Stadt Montabaur | Caps | Lieferung (STERNCHEN) -> und Terminieren diesen an dem Tag wo die Lieferung eintreffen soll. Gerne könnt ihr euch in Notizen den Link zur Bestellung hinterlegen, damit ihr einfacher nachschauen könnt.
Nach Eintreffen der Lieferung (laut Tracking oder ankunft bei uns) wird der zusätzlich erstellte Punkt in der Lieferungsliste abgehakt. (ACHTUNG! DER SEPERAT NEU ERSTELLTE!!!! NICHT DER HAUPTEINTRAG DER IN RECHNUNGEN GELEGT WURDE!!!)

Falls der Artikel nicht eingetroffen ist, unbedingt beim Lieferanten nachhören. TELEFONISCH!